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Décrocher en vacances, raccrocher au retour

Plage

Pour plusieurs professionnels et la majorité des gestionnaires ou gens d’affaires, il est un défi de décrocher pendant les vacances. Pour vous qui œuvrez dans le domaine touristique, les occasions de voyages s’ajoutent aux vacances annuelles et sont donc d’autres opportunités de vous ressourcer et de décrocher de votre quotidien.

Êtes-vous toujours en mesure de bien préparer et intégrer à votre horaire vos vacances? Possédez-vous tous les outils permettant un bon suivi pendant votre absence? Avez-vous une stratégie pour raccrocher au boulot, reprendre le cours des événements à votre retour? Si oui à toutes ses questions, vous pouvez donc décrocher en vacances l’esprit tranquille.

Cependant, il est prouvé qu’un lien évident existe entre la capacité à décrocher, à couper le cordon pendant un certain temps et la stratégie en place pour vous permettre de décrocher.

À l’aube de la saison estivale, pourquoi ne pas en profiter pour valider votre plan de match pour vos prochaines vacances, pour votre prochain voyage?

Fixer

Cette étape souvent faite de façon aléatoire, pour allier celles du conjoint ou selon l’opportunité de voyage est la base de tout. Prenez le temps de bien valider les 2 semaines avant et après les dates retenues pour vos vacances. Avez-vous des échéances importantes à ce moment? Y a-t-il votre plus proche collègue en vacances chevauchant les vôtres? Bref, est-ce que vos dates retenues sont vraiment un bon choix?

Intégrer

Le délai idéal pour les intégrer à votre quotidien est de 2 mois, oui, oui, 8 semaines à l’avance. C’est à compter de ce délai que vous êtes invités à prendre différentes actions afin de bien préparer le terrain à votre absence. Donc, dès que vous fixez les dates de vacances à votre agenda, mettez tout de suite aussi une note au 8e lundi précédant les vacances.

C’est aussi là qu’il est temps de bloquer une période de 3 heures (demi-journée) à votre dernière journée de travail avant les vacances et à votre première journée de bureau au retour des vacances. Ces deux plages horaires sont à l’agenda pour vous permettre de tout préparer avant de quitter et de reprendre le collier à votre retour.

Aviser

4 à 6 semaines avant les vacances, c’est maintenant le temps d’aviser les gens impliqués dans chaque nouveau mandat qui débute de vos dates de vacances. Trop vite vous dite? Sachez que le temps file à vive allure et vous pourrez ainsi vous assurez que tout soit terminé avant votre départ, tout autant que vous pourrez aussi valider si l’une des personnes impliquée ne quitte pas elle aussi avant ou en même temps que vous.

Du côté des clients, cela leur permettra de bien considérer les étapes de rencontres afin de finaliser leur dossier avant que vous quittiez. Le cas échéant ils auront étés avisés dès le début que vous ne serez pas disponible à compter de telle date. Croyez-moi, ainsi vous vous déchargerez d’une immense dose de culpabilité lors de votre départ de vacances!

Prévoir

Environ 3 à 4 semaines avant votre départ, je vous suggère déjà d’ouvrir un fichier de suivi où vous consignerez vos nouveaux mandats, vos dossiers en cours de façon plus détaillée et vous éviterez ainsi les oublis au moment du départ ou encore de crouler sous les explications et annotation à votre dernier jour de bureau.

C’est aussi à ce moment que je vous suggère d’intégrer à votre signature de courriel et votre boîte vocale vos dates de vacances. Pourquoi si vite? Encore une fois pour sensibiliser les gens gravitant dans votre univers professionnel du délai restant avant votre départ. Rien n’est plus frustrant pour un client, un collaborateur ou un fournisseur que de vous parler une journée et de vous revenir avec un suivi quelques jours plus tard et se rendre compte que vous êtes parti pour 2 semaines!

Introduire

À deux semaines de votre vacance bien méritée, il est temps de prendre entente avec une collègue ou un employé afin qu’il soit en charge pendant vos vacances. Fixez bien avec cette personne vos attentes et le protocole que vous aimeriez lui voir attribué. Assurez-vous que cette personne a bien saisi ce que vous attendez d’elle et qu’elle est à l’aise et disposée à traiter vos dossiers. Demandez-lui aussi de bloquer à son agenda une plage horaire d’environ deux heures pendant votre période de trois heures bloquée pour la journée de votre retour afin de faire les suivis et le maillage à votre retour.

C’est aussi à deux semaines de votre départ que vous ajoutez à votre boîte vocale et à votre signature de courriel le nom de la personne qui vous remplacera et ses coordonnées en plus de votre avis de vacances.

Aussi, à cette étape je vous invite à aviser de vive voix les gens avec qui vous êtes en mandat afin qu’ils se positionnent face à votre départ.

Réviser

Environ 7 jours ouvrables avant le départ, il est recommandé de planifier votre retour. Vos 3 heures bloquées pour arriver, vous installer et faire le maillage avec votre collègue remplaçant, environ 2 heures pour prendre connaissance de tous les courriels échangés pendant votre absence, environ 2 à 3 heures de retours d’appels, appels de suivis ou de courtoisie et finalement environ 1 heure pour reprendre contact avec vos collègues, vous mettre au parfum de ce qui s’est passé pendant vos vacances. BLOQUEZ donc dès maintenant tout cela dans vos 2 premières journées de retour.

Pendant

Il est important que vous avisiez les gens de votre absence par message spécial sur votre boite vocale (bureau ou celllulaire), d’avoir un message d’absence prolongée dans votre boîte courriel et que vous placiez un avis papier sur votre porte de bureau.

Raccrocher

Ce sera tout simple car votre horaire s’y prête, tout est prévu. Vous aurez même le temps de poursuivre sur une cadence de semi-vacances votre retour, reprendre doucement du collier sans être bousculé!

Bonne vacances!

 

 

 

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